Kilpailuiden osallistujarekisterin tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

Kilpailuiden osallistujarekisterin tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

Yritys / rekisterin pitäjä
Orkla Suomi Finland Oy Ab
y-tunnus0205117-8
Rydöntie 14
PL 683
20361 Turku

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Orkla Suomi Finland Oy Ab
Nina Olin
Yhteydenotot tämän lomakkeen kautta

Rekisterin nimi
Orkla Suomi Finland Oy Ab:n kilpailuiden osallistujarekisteri

Mikä on Orkla Suomi Finland Oy Ab:n kilpailuiden osallistujarekisteriin tallennettavien henkilötietojen käsittelyn
tarkoitus ja oikeusperuste?

Orkla Suomi Finland Oy Abjärjestävät kilpailuja omissa kaupoissaan, yhteistyöliikkeissä, koti- ja kampanjasivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Kilpailuihin osallistuvista kerätään henkilötietoja kilpailuiden osallistujarekisteriin. Rekisterin tarkoitus on mahdollistaa ulkopuolisten osallistujien
osallistuminen Orkla Suomi Finland Oy Ab:n järjestämiin kilpailuihin, kilpailuihin liittyvä viestintä ja markkinointi (esimerkiksi voittajatietojen julkaiseminen), palkintojen toimittaminen sekä tuotteiden ja kilpailuiden kehittäminen.

Kilpailuihin liittyen voit vierailla verkkosivustoillamme tai – palveluissamme tai sosiaalisessa mediassa kolmannen palveluntarjoajan ylläpitämillä alustoilla rakennetuilla sivustoillamme tai kommunikointikanavissamme (Facebook, Instagram, Youtube, Snapchat). Käsittelemme sivustoillamme kävijöiden henkilötietoja viestintäsi perusteella sekä keräämällä tietoja evästeiden (cookies) avulla ja/tai analysoivilla työkaluilla muun muassa tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi, sivustojen optimoimiseksi sekä tarjotaksemme sinulle asianmukaista markkinointimateriaalia. Evästeitä käytetään vain, jos hyväksyt selaimessa erikseen niiden käytön.

Verkkosivuillamme ja palveluissamme evästeiden tarkoituksena on antaa vierailijalle pääsy erilaisiin toimintoihin, analysoida verkkosivuston ja -palvelun toimivuutta, sekä kerätä mielenkiinnon kohteita, jotta mainontaa voidaan kohdistaa paremmin vierailijalle sekä erilaisille käyttäjäryhmille. Sinulla on mahdollisuus poistaa evästeet käytöstä sekä estää kaikki evästeet selaimellasi tai laitteellasi. Lisätietoa Orkla Suomi Finland Oy Ab:n evästeiden käytöstä ja evästekäytännöistä löytyy osoitteesta https://www.orkla.com/legal/fi/evasteiden-ja-henkilotietojen-kaytto/.

Sosiaalisessa mediassa kolmannen palveluntarjoajan (Facebook, Instagram, Youtube, Snapchat) verkostoissa löytyvillä kotisivuillamme tai julkaisussamme kolmansien palveluntarjoajien evästeillä keräämien tietojen osalta pyydämme tutustumaan evästeiden hallintapolitiikkaan sekä
henkilötietojen käsittelyä koskeviin informointitietoihin myös kyseisillä sivustoilla.

Rekisteröitävien henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus eikä sopimuksen tekemisen edellytys, eikä tietoja ole pakko toimittaa. Kilpailuun osallistuminen kuitenkin edellyttää pyydettyjen tietojen antamista.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on kilpailuun osallistuvan suostumus henkilötietojen käsittelylle sekä alle 16-vuotiaiden osallistujien vanhemman tai muun huoltajan antama nimenomainen suostumus huoltajan ja lapsen henkilötietojen käsittelylle. Vanhempi tai muu huoltaja ilmoittaa omat sekä lapsen yhteystiedot rekisteriin. Lisäksi henkilötietojen käsittely voi perustua tietyissä laissa säädetyissä tilanteissa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (esimerkiksi tietojen luovuttamiseen poliisille rikoksen selvittämiseksi). Tietyissä tilanteissa henkilötietojesi käsittely perustuu myös oikeutettuun etuumme. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi markkinoinnin kohdentaminen osoittamiesi kiinnostuksen kohteiden mukaisesti. Rekisterinpitäjällä on lainmukainen, perusteltu intressi tiedottaa asiakkaille toiminnastaan sekä markkinoida asiakkaille erityisesti sellaisia tuotteita tai palveluita, jotka asiakkaat ovat itse ilmoittaneet kiinnostuksenkohteikseen. Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää suoramarkkinointi ja vastustaa tietojensa käsittelyä, joten käsittely ei ole rekisteröidyn perusoikeuksien vastaista.

Kerättyjä tietoja ei käytetä eivätkä ne liity automaattiseen päätöksentekoon. Verkkosivustoillamme ja -palveluissamme kerättäviä tietoja voidaan käyttää profilointiin sivuilla vierailijan tai vastaavan profiilitietojen kohderyhmän kiinnostuksen kohteiden selvittämiseksi mainosten kohdentamista varten. Sähköistä suoramarkkinointia teemme ainoastaan ennalta annetun suostumuksen perusteella, ja annettu suostumus oikeus perua koska tahansa.

Mitä henkilötietoja rekisteriin kerätään?

Rekisteriin voidaan kerätä kilpailusta riippuen osallistujasta seuraavia tietoja:
• nimi
• sukupuoli
• ikä
• kieli
• sähköpostiosoite
• postiosoite
• puhelinnumero
• ruokakunnan koko
• kampanjatieto kampanjasta johon on osallistuttu sekä sen yhteydessä annetut tiedot
• henkilön antamat rajoitukset, suostumukset ja muut valinnat, kuten tiedot markkinointiluvan antamisesta tai markkinointikiellosta
• kuvatallenne (kampanjatapahtumissa tai palkinnon luovutuksen yhteydessä, kuvan tallentamiseen ja julkaisemiseen kerätään erikseen kirjallinen suostumus)

Alle 16-vuotiaiden osallistujien kohdalla vastaavia tietoja kerätään sekä huoltajalta että osallistujalta.

Some-alustoilla olevilla sivustoillamme voimme kerätä sivustoilla vierailijasta myös seuraavia tietoja:
• Facebook-profiilinimesi ja –yhteystietosi
• meille jakamasi viestintä ja muu sisältö (voi sisältää myös kuvia, kuvan tallentamiseen ja julkaisemiseen kerätään erikseen nimenomainen suostumus)

Mikäli olet hyväksynyt evästeiden käytön yritysten verkkosivustoilla tai –palvelussa sekä somekanavissa, voimme kerätä edellä mainittujen tietojen lisäksi evästeillä seuraavaa tietoa:

• päätelaitetta koskevat tiedot (IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selainversio ja vastaavat tiedot)
• tiedot sivunäytöistä ja käyttäjätiedoista, kuten maantieteellisestä sijainnista
• kiinnostuksen kohteet ja profilointitiedot markkinoinnin kohdentamiseksi
• analytiikkajärjestelmien keräämät tiedot, näistä katso lisää https://www.orkla.com/legal/fi/evasteiden-ja-henkilotietojen-kaytto/

Mistä Orkla Suomi Finland Oy Ab kerää rekisteriin tallennettavat tiedot (tietojen säännönmukaiset tietolähteet)?

Osallistujatiedot kerätään osallistujalta ja alle 16-vuotiaan osallistujan osalta hänen huoltajaltaan.

Verkkosivustolla tai –palveluissamme sekä sosiaalisen median kanavissa tietoja kerätään sivustoilla vierailijoiden liikkeiden mukaan myös evästeiden avulla, mikäli olet antanut tähän suostumuksesi.

Luovuttaako Orkla Suomi Finland Oy Ab rekisterissä olevia tietoja muille tai EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Rekisterinpitäjä voi käyttää kilpailuiden toteuttamisessa Suomessa sijaitsevia markkinointi-, myynninedistämis-, sisältöstrategia-, analysointi-, ja mainospalveluyrityksiä, jotka voivat käsitellä kilpailuiden yhteydessä rekisteröitävistä kerättäviä henkilötietoja. Joissain tapauksissa rekisterinpitäjä voi joutua luovuttamaan rekisteröityjä henkilötietoja lakiin perustuen myös viranomaisille kuten poliisille tai veroviranomaiselle. Muussa tapauksessa rekisteriin kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Orkla Suomi Finland Oy Ab:n ulkopuolelle, jollei kilpailuiden säännöissä toisin mainita.

Verkkosivustolla tai – palveluissamme sekä sosiaalisissa medioissa kolmannen palveluntarjoajan (Facebook, Instagram, Youtube, Snapchat) ylläpitämillä alustoilla löytyvillä kotisivuillamme tai julkaisussamme evästeiden avulla kerättäviä tietoja käsitellään sekä Orkla-konsernin sisällä että käyttäen markkinointi-, viestintä- ja tiedon analysointitarkoituksiin ulkopuolisia Suomessa sijaitsevia palveluntarjoajia.

Ulkopuolisia käsittelijöitä ja palveluntarjoajia käyttäessämme huolehdimme sopimuksin kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön velvoitteiden täyttymisestä henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietojen käyttämisestä ainoastaan määrittelemäämme käyttötarkoitukseen.

Henkilötietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimesta Euroopassa Microsoftin palvelimilla. Joissain tapauksissa käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat sijaita ja/tai käsitellä keräämiämme henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa.

Mikäli käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat sijaitsevat ja/tai käsittelevät keräämiämme henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa, varmistamme henkilötietojen kansainvälisten siirtojen oikeudelliset perusteet EU:n vakiolausekkeiden mukaisesti tai varmistaen muutoin, että EU:n tietosuoja-asetuksen kaikki edellytykset tietojen siirrolle sekä käsittelylle kolmansissa maissa täyttyvät.”

Kuinka kauan rekisteröityjä henkilötietoja säilytetään?

Orkla Suomi Finland Oy Ab säilyttää rekisteröityjä henkilötietoja ainoastaan rekisterin tarkoituksen toteutumisen edellyttämän ajan. Säilytämme kilpailuun osallistumisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja, kunnes kilpailu on saatettu loppuun ja pääsääntöisesti korkeintaan 6 kk ajan kilpailun voittajien julkistamisen jälkeen. Rekisteröidyiltä kerättäviä suostumuksia ja lupia säilytämme kuitenkin mahdollisiin näitä koskeviin vaatimuksiin vastaamisen edellyttämän ajan. Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja voidaan kilpailun voittajien julkistamisen jälkeen käyttää kilpailussa palkittujen tai sen voittaneiden osallistujien julkisessa tiedottamisessa sekä kilpailuiden kehittämisessä.

Kolmannen palveluntarjoajan (Facebook, Instagram, Youtube, Snapchat) ylläpitämillä alustoilla löytyvillä kotisivuillamme tai julkaisussamme evästeiden avulla kerättyjen henkilötietojen osalta poistamme tietosi, kun tietojen käsittelyn ilmoitettu käyttötarkoitus on päättynyt, noudattaen
kolmannen palveluntarjoajan tietosuojapolitiikkoja. Suoramarkkinointiluvan antaneiden osalta käsittelemme markkinointitarkoituksessa kerättyjä tietoja niin kauan kuin antamasi suoramarkkinointilupa on voimassa.

Millaisin turvatoimin ja menettelyin rekisteröidyt henkilötiedot on suojattu?

Kilpailuun osallistujista kerättäviä tietoja säilytetään a) sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin ja/tai b) manuaalisesti saatavilla ainoastaan kyseisten henkilötietojen käsittelyyn oikeutetuille. Rekisterin käyttö on sallittu ainoastaan tietyille henkilöille joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Käyttäjillä on käyttäjätunnukset ja salasanat henkilötietoja sisältävien sähköisten järjestelmien käyttöön. Tietokannat on suojattu palomuurein ja muin teknisin suojauskeinoin ja palvelimet ovat suojattuja. Manuaalisesti kerätyt tiedot säilytetään lukituissa tiloissa.

Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia, ja he ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan Orklan henkilötietosuojakäytänteitä ja voimassaolevaa lainsäädäntöä. Henkilöstö on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan. Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa ne ovat sitoutuneet noudattamaan Orklan henkilötietosuojakäytänteitä ja voimassaolevaa lainsäädäntöä.

Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä?

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen. Oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen kattaa rekisteröidyn oikeuden saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka on siirretty rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle (tietosuojaselosteen kohta 2) omakätisesti allekirjoitetulla tai muutoin luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyynnön toteuttamisesta peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastamisesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Voinko kieltää, rajoittaa tai vastustaa henkilötietojeni käsittelyä?

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely, peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä peruutuksen ja/tai vastustuksen vaikuttamatta ennen peruuttamista ja/tai vastustamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen peruuttamista tai käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on esitettävä rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle (tietosuojaselosteen kohta 2) omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.

Voinko kieltää minuun kohdistetun markkinoinnin?

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ja kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointiin. Kielto voidaan tehdä ilmoittamalla siitä milloin tahansa Orklan markkinointiosastolle sähköpostitse osoitteeseen viestinta@orkla.fi.

Kenelle voin valittaa henkilötietojeni käsittelystä?

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että
häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.

Muutokset tietosuojaselosteessa

Orkla Suomi Finland Oy Ab:n kehittää jatkuvasti henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio kilpailuiden osallistujarekisterin tietosuojaselosteesta ja informointiasiakirjasta löytyy aina verkkosivultamme osoitteesta: www.orklasuomi.fihttp://www.orklasuomi.fi

Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.3.2023.